Privacy
Privacyverklaring
In deze verklaring leggen we uit welke persoonsgegevens Flowstate Works verwerkt, waarom, op welke grondslag en hoe lang we ze bewaren. We houden het bewust kort en concreet: we verzamelen alleen wat nodig is om je te helpen, en we verkopen of verhandelen je gegevens nooit.
Wie is verantwoordelijk
Flowstate Works is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via deze website worden verwerkt. We zijn een in Amsterdam geregistreerd bedrijf (KvK 84002875).
Vragen over deze verklaring of je gegevens? Mail ons via amogh@flowstateworks.nl.
Welke gegevens we verzamelen en waarom
Hieronder per onderdeel van de site: wat we verwerken, waarvoor, en op welke juridische grondslag.
Contactformulier
Vul je het contactformulier in, dan verwerken we je naam, e-mailadres, een optionele bedrijfsnaam en je bericht. We gebruiken die gegevens uitsluitend om je vraag te beantwoorden en contact met je op te nemen. Je bericht wordt per e-mail naar ons verstuurd (via de Gmail API) en bewaard in een afgeschermde, private omgeving zodat we het kunnen opvolgen.
— Uitvoering van of stappen vóór een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG).
Een gesprek plannen
Plan je een kennismaking, dan verwerken we je naam, e-mailadres en de antwoorden op een korte vragenlijst. We maken een afspraak aan in Google Calendar en sturen je een agenda-uitnodiging met een Google Meet-link. Je ontvangt een bevestiging per e-mail.
— Uitvoering van of stappen vóór een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG).
Botler-chat
De chatassistent (Botler) verwerkt de berichten die je typt om je vraag te beantwoorden. Die berichten worden verwerkt door Google Gemini, het taalmodel achter de assistent. Laat je in de chat je naam en e-mailadres achter voor een gesprek of terugbelverzoek, dan verwerken we die net als bij het contact- of boekingsformulier.
— Gerechtvaardigd belang — een bruikbare assistent aanbieden die bezoekers direct verder helpt (art. 6 lid 1 sub f AVG).
Beveiliging en misbruikpreventie
Om spam en misbruik tegen te gaan gebruiken we Cloudflare Turnstile (een bot-controle zonder tracking) en een IP-gebaseerde snelheidslimiet. Je IP-adres wordt daarbij vóór opslag gesalt en gehasht, zodat we aanvragen kunnen groeperen zonder je IP-adres zelf te bewaren.
— Gerechtvaardigd belang — onze website en systemen beveiligen (art. 6 lid 1 sub f AVG).
Statistieken
We meten op geaggregeerd niveau hoe de site wordt gebruikt met Vercel Analytics. Dat werkt zonder cookies en zonder cross-site tracking; er worden geen individuele profielen opgebouwd.
— Gerechtvaardigd belang — begrijpen hoe de site presteert en die verbeteren (art. 6 lid 1 sub f AVG).
Juridische grondslagen
We verwerken persoonsgegevens op twee grondslagen. Voor het contactformulier en het plannen van een gesprek is dat de uitvoering van — of stappen voorafgaand aan — een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG): zonder je gegevens kunnen we je vraag niet beantwoorden of de afspraak niet vastleggen.
Voor de chatassistent, de beveiliging en de statistieken beroepen we ons op ons gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG): een bruikbare site aanbieden, die beveiligen tegen misbruik, en meten hoe die presteert. We wegen dat belang steeds af tegen jouw privacy en verwerken niet meer dan nodig.
Wie je gegevens voor ons verwerkt
We schakelen een aantal verwerkers in die namens ons gegevens verwerken. Met elk van hen zijn de afspraken vastgelegd, en ze mogen je gegevens alleen gebruiken om hun dienst aan ons te leveren.
- Vercel
Hosting van de website en cookieloze statistieken.
- Google
Google Calendar en Gmail (afspraken en e-mail) en Google Gemini (de chatassistent).
- Cloudflare
Turnstile — bescherming tegen bots en spam.
- Sanity
CMS en de private opslag van formulierinzendingen.
- Upstash
Snelheidslimiet (rate limiting) tegen misbruik.
- n8n (zelf gehost)
Workflow-automatisering die inzendingen verwerkt — op onze eigen infrastructuur.
Doorgifte buiten de EU
Een deel van onze verwerkers is gevestigd in de Verenigde Staten. Waar gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, gebeurt dat op basis van het EU-VS Data Privacy Framework of, waar dat niet van toepassing is, de door de Europese Commissie vastgestelde modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses).
Hoe lang we gegevens bewaren
We bewaren gegevens niet langer dan nodig. Formulierinzendingen (contact, boeking en chat-leads) in onze private omgeving worden na uiterlijk twaalf maanden automatisch verwijderd.
De sessiecookie van de chat vervalt na twee uur. E-mailcorrespondentie bewaren we als normaal zakelijk archief, zo lang als nodig voor onze bedrijfsvoering en wettelijke bewaarplichten.
Je rechten
Je hebt onder de AVG de volgende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens:
- Inzage — opvragen welke gegevens we van je hebben
- Rectificatie — onjuiste gegevens laten corrigeren
- Verwijdering — je gegevens laten wissen (het 'recht op vergetelheid')
- Bezwaar — bezwaar maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang
- Overdraagbaarheid — je gegevens in een gangbaar formaat ontvangen
Wil je een van deze rechten uitoefenen? Stuur je verzoek naar amogh@flowstateworks.nl. We reageren binnen de wettelijke termijn.
Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Cookies
Deze site gebruikt één strikt noodzakelijke cookie: een sessiecookie voor de beveiliging van de chat, die na twee uur vervalt. Die is nodig om te bevestigen dat de chat door een echte bezoeker wordt gebruikt en niet door een bot.
We plaatsen geen tracking- of marketingcookies, en onze statistieken (Vercel Analytics) werken volledig zonder cookies. Daarom vraagt deze site je niet om cookietoestemming — er is niets niet-essentieels om toestemming voor te vragen.
Vragen of wijzigingen
We passen deze verklaring aan als onze website of verwerkingen veranderen. De datum bovenaan geeft aan wanneer we de verklaring voor het laatst hebben bijgewerkt.
Heb je een vraag over je privacy of deze verklaring? Neem gerust contact met ons op via amogh@flowstateworks.nl.